Anche se la scienza non ha ancora chiarito come sia avvenuto, di una cosa non ci sono dubbi: i dinosauri si sono estinti. Erano imponenti, hanno dominato la Terra, ma l’evoluzione li ha cancellati e la vita sul pianeta è progredita senza farci sentire la loro mancanza. La stessa cosa succederà nel tuo ambiente di lavoro, dove oggi dominano ancora dei dinosauri che la fanno da padroni, impedendoti di modernizzare e ottimizzare il tuo tempo. Ci riferiamo alle tante email, fogli di calcolo, allegati che rimbalzano da un computer all’altro, e tutte quelle lunghissime riunioni in cui li analizzi insieme al tuo staff. Il tuo non è un ufficio, tu lavori nel Jurassic Park! Non ci credi? Te lo dimostriamo subito!

Ci riferiamo alle tante email, fogli di calcolo, allegati che rimbalzano da un computer all’altro, e lunghissime riunioni in cui analizzi tutto da capo.

L’email

Questo è il re di tutti gli strumenti di lavoro, gli stai dietro di continuo, ma non ti sei ancora accorto di quanto sia disastroso usare la posta elettronica per gestire progetti di lavoro. Pensa alle comunicazioni che si sviluppano in più email, ognuna con allegati che vengono aggiornati, inviati e ricevuti di nuovo. E magari questo avviene tra più persone. Chissà quanto tempo avrai sprecato a cercare “la mail giusta”, finita chissà dove nella tua casella. Ti sarai anche accorto che non c’è contesto in un’email, non hai alcuna visibilità sul lavoro svolto, nemmeno sulla responsabilità di chi lo sta svolgendo.

Esistono molti strumenti di gestione dei progetti di squadra più efficienti delle email! Il migliore fra tutti è Wrike, perfetto per la collaborazione e il project management. Tra le sue funzioni principali c’è la possibilità di creare uno spazio, condiviso tra più collaboratori, nel quale inserire le proprie comunicazioni e documenti di lavoro. Così facendo potrai creare un flusso di movimenti in tempo reale, e dove poter fare modifiche e aggiornamenti online. Niente viene perso, ma rimane sempre sottocchio il filo conduttore del progetto che stai sviluppando.

Chissà quanto tempo avrai sprecato a cercare “la mail giusta”. Messaggi senza contesto, senza riferimenti sul lavoro svolto… con allegati privi di cronologia.

Il foglio di calcolo

Il famigerato foglio di calcolo elaborato con Excel: un file capace di semplificare il lavoro su numeri e database, che fa al caso tuo quando devi creare una sequenza temporale del progetto, un budget, un calendario e tanto altro ancora; l’unico problema è che, quando provi a utilizzare i fogli di calcolo per gestire più progetti, all’improvviso ti rendi conto che stai impiegando più tempo a gestire i file di Excel che a dedicarti realmente al tuo lavoro. L’utilizzo di uno strumento di gestione del lavoro deve consentire di esaminare i dati e sapere che sono sempre aggiornati, non devi mai avere il pensiero di aver a che fare con numeri obsoleti. Una strategia vincente deve permetterti di avere davanti ai tuoi occhi i dati in tempo reale.
Se non lo condividi in uno spazio comune di lavoro, di sicuro quel foglio di calcolo verrà inviato ai diversi collaboratori, attraverso i più svariati metodi, poi ognuno ci metterà mano, lo rispedirà indietro, e alla fine vi ritroverete con almeno 10 copie fluttuanti dello stesso file, senza mai capire quale sia l’ultima e definitiva. Wrike affronta questo problema facendo in modo di mettere in condivisione per tutti un unico file, che tutti potranno aggiornare in tempo reale, senza creare inutili doppioni.

ognuno ci metterà mano, lo rispedirà indietro, e alla fine vi ritroverete con tante copie dello stesso file, senza mai capire quale sia l’ultima e definitiva versione

Le riunioni

Le conosciamo tutti, le definiamo riunioni veloci, ma sono più rapide nell’uccidere la produttività che nel creare soluzioni. Ammettiamolo, le riunioni richiedono tempo, e il tempo è la risorsa più preziosa della tua squadra. Un buon strumento di lavoro ti dovrebbe mostrare dove si trova qualsiasi progetto o singola attività, senza dover disturbare la tua squadra e distoglierla dalla loro mansione per farti ottenere un aggiornamento su come sta procedendo. Nessuno dice che debba rinunciare alle riunioni, ma se vuoi solo scoprire come procede il progetto o fissare una scadenza, c’è una dashboard su Wrike appositamente per questo. E potrai monitorare come procede senza convocare nessuno che ti faccia un inutile riepilogo.

Smetti di essere preistorico!

Spero che tu non stia ancora utilizzando questi strumenti e processi preistorici, ma se è così, devi assolutamente provare l’esperienza di Wrike. Scoprirai quanto è comodo e veloce suddividere il lavoro in attività e sotto attività, con file da condividere e assegnando date di scadenza al tuo team. In questo modo potrai anche monitorare facilmente il progresso generale e i contributi individuali. Potrai anche creare cartelle e combinarle tra loro a seconda delle tue esigenze.
Non solo: potrai sempre visualizzare tutte le modifiche in tempo reale, senza dover salvare un allegato sul computer. Potrai in ogni momento creare, aggiungere o modificare i documenti, tenendo traccia delle versioni precedenti.
Infine, se lo desideri, sarai aggiornato via email delle modifiche che verranno effettuate a ogni progetto, e l’invio sarà automatico per tutti i membri dello staff, così non dovrai più nemmeno perdere tempo a scrivere tu stesso la mail dove inviti i tuoi collaboratori di verificare il progresso del lavoro.

Scopri di più in questo link: Wrike.com