Come migliorare la gestione dei progetti collaborativi

Il successo di un nuovo progetto è determinato da tre fattori principali:

  • Un’eccellente comunicazione interna, gestita con strumenti e canali che permettano un dialogo formale, in modo che tutti possano monitorare e condividere progressi e risultati;
  • Una gestione organizzata e collaborativa, per assicurarsi che il lavoro sia completato nel tempo e budget previsto;
  • Una collaborazione attiva tra i membri del team, per portare più idee e generare innovazione.

Oggi puoi migliorare ognuno di essi concentrandoti su un solo aspetto: la gestione collaborativa del tuo progetto. E potrai riuscirci portando il tuo team fuori dalle tenebre delle conversazioni via e-mail e introducendo l’utilizzo di software creati appositamente per offrire diverse soluzioni.

Se hai deciso di continuare a utilizzare i tuoi vecchi metodi, oppure se stai cercando un nuovo strumento di gestione dei progetti collaborativi, ecco alcuni aspetti da considerare:

  1. Hai bisogno di uno strumento che aggiorni lo staff in tempo reale.

Alcuni software online e basati su cloud consentono al tuo team di condividere e monitorare in tempo reale le modifiche di un qualsiasi file, così lo si potrà avere disposizione sempre aggiornato ed evitare di lavorare su documenti che contengano informazioni obsolete. E, una volta apportata una qualsiasi modifica, tramite ad esempio delle notifiche, potrai aggiornare tutti i colleghi in maniera accurata e puntuale.

  1. I colleghi devono poter lavorare simultaneamente.

Immagina una persona che aggiorna un documento online e un’altra che lo modifica contemporaneamente o guarda il processo mentre sta accadendo; esistono diversi strumenti che lo permettono, e sono utilissimi.

  1. Puoi discutere e archiviare il lavoro proprio dove si sta svolgendo.

Invece di mantenere le conversazioni in uno strumento (ad esempio le chat) e il lavoro effettivo in un altro, ti occorre uno spazio che accolga entrambi gli sviluppi del progetto. Non solo: invece di usare spazi diversi per conservare informazioni – come caselle di posta elettronica, sistemi di archiviazione dei file cloud e dischi rigidi dei computer – è importante avere un unico luogo dove archiviare tutto: le attività una tantum, i progetti a lungo termine, i file, le conversazioni, le note sulle riunioni e i rapporti.

Immagina – ad esempio – di inserire un nuovo collaboratore al team: utilizzando una soluzione simile potrà autonomamente farsi un’idea dei pregressi e leggersi autonomamente le precedenti conversazioni. E senza dover frugare tra più strumenti. Così potrà mettersi subito al passo, senza che nessuno perda tempo a fargli un lungo riassunto.

Se hai deciso di utilizzare un software di gestione dei progetti collaborativi, prova Wrike in modo assolutamente gratuito per due settimane, poi potrai valutare se eseguire l’upgrade.

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