Che tu abbia una società multimilionaria o sia un libero professionista, hai bisogno di ottimizzare i costi di archiviazione dei dati nella tua azienda.
L’approccio giusto all’organizzazione dei dati
Mentre l’archiviazione di un file può apparire semplice di per sé, assicurarti di avere l’approccio più adeguato richiede un po’ più di lungimiranza. Proprio come nella soffitta dove riponi tutte le cose non necessarie, se hai molto spazio a disposizione nei tuoi archivi digitali o sul tuo Cloud aziendale, avrai l’abitudine di riporre scatole e oggetti che puoi facilmente conservare, anche se in realtà non dovresti. Ma archiviarli comporta dei costi nel tempo e, sia che ti servano per scopi aziendali sia che li conservi nel caso in cui possano un giorno tornare utili, il primo passo è quello di creare una procedura di base per individuarne l’utilità tenendo conto dei costi.
Quindi prendiamo scopa e paletta e mettiamoci a lavoro per ottimizzare i costi di archiviazione.
I fattori chiave per organizzare al meglio il proprio archivio
Ci sono diversi fattori da tenere in considerazione quando si valuta l’ottimizzazione dei costi di archiviazione. Il primo passo è assicurarti di non influenzare negativamente le prestazioni di accesso (ne parleremo dopo) e non buttare via nulla che potrebbe essere invece tenuto per scopi futuri, che sia per motivi di conformità, legali o semplicemente di valore aziendale. Mentre i dati si confermano sempre di più come un bene aziendale fondamentale, il punto di partenza naturale è comprendere quali sono le cose che implicano un costo.
Considerazioni e suggerimenti sulla conservazione dei dati
Il primo aspetto da tenere presente quando si analizzano i tipi di dati è il periodo di conservazione. Porti domande come “perché questo file è prezioso?” e per quanto tempo lo sarà?” è fondamentale per poter determinare il criterio del ciclo di vita appropriato. Impostare un criterio del ciclo di vita ti consente di valutare i dati e creare una regola che ti aiuterà a mantenerli o eliminarli secondo precise condizioni.
Una soffitta organizzata e pulita ti permette di non dover usare altro spazio per riporre oggetti che non avresti comunque usato. Un’altra fonte comune di spreco negli ambienti di archiviazione è la duplicazione dei dati. Quest’ultima causa diversi problemi: il principale è lo spazio che viene utilizzato inutilmente; Un altro, importantissimo, è causato dall’inconsistenza, incongruenza e ridondanza che i file/cartelle duplicati generano. Oltre che spazio perduto, si rischia quindi di cadere sul file sbagliato o di andare a rilevare informazioni duplicate e quindi non più attendibili.
Archivio interno o sul Cloud? O Entrambi?
Nel valutare le opportunità di risparmio sui costi, dovresti anche capire se sarà necessario accedere ai dati nel lungo termine e con quale frequenza in caso diventassero nuovamente utili. Da dove si accederà a questi dati? È una domanda importante da tenere presente per valutare quale rapporto deve esserci tra i server aziendali e lo spazio Cloud che hai acquistato da terzi (a questo proposito ti ricordiamo che noi di Flyip siamo un’azienda Google Partner azienda che mette a disposizione spazi Cloud anche illimitati e servizi di Cloud Computing, chiedici maggiori informazioni).
A seconda di queste scelte varierà la velocità con la quale accedi a tali file, la disponibilità di accedere a un numero maggiore o minore e non per ultimo il costo complessivo che tutto ciò comporta.
Conclusione
Valuta attentamente il metodo che utilizzi per archiviare i file prendendo in considerazione le scelte di breve, medio e soprattutto lungo periodo.
