Ma cosa fa esattamente il Project Manager? Qual è il suo ruolo e perché è utile per le aziende nel loro Project Management?
Andiamo per gradi.
chi è il project manager
Il Project Manager è il responsabile dell’avvio, pianificazione, progettazione, esecuzione, monitoraggio, controllo e chiusura di un progetto.
Questa nuova figura, in italiano responsabile di progetto, nasce in America per poi svilupparsi in tutto il mondo. È probabilmente una delle figure che si stanno rivelando più importanti negli ultimi tempi, in quanto si occupa di un progetto nella sua totalità e deve avere numerose competenze che vanno dal management al digital marketing e alle ultime tecnologie.
È chiamato anche tramite il suo acronimo PM. A volte viene scambiato per il Product Manager. Ma attenzione, sono due figure decisamente diverse.
La creazione di un progetto non significa infatti necessariamente il lancio di un prodotto. Potrebbe trattarsi di più prodotti oppure di uno o più servizi. Potrebbe trattarsi anche più semplicemente del raggiungimento di uno o più obiettivi strategici.
Se dovessimo trovare una metafora calcistica, il suo ruolo sarebbe sicuramente quello dell’allenatore.
Per capire cosa fa esattamente il Project Manager, bisogna capire cosa si intende per progetto. Per quest’ultimo ci si riferisce al raggiungimento di obiettivi precisi e misurabili. Non è quindi una scaletta di compiti da fare o di operazione da risolvere, ma la capacità di organizzarle in un’unica strategia che sia in grado di ottenere risultati superiori alla mera somma di tutte le parti coinvolte.
Rimangono sottointesi il raggiungimento degli obiettivi e il rispetto delle scadenze.
Project manager skill: le competenze
È richiesto un mix di diverse competenze di tipo tecnico, comunicativo, relazione. Un Project Manager deve conoscere anche il mondo del business, integrando capacità manageriali a quelle emotive.
Oltre ai vari software e alle piattaforme collaborative presenti sul mercato come Asana, è necessario conoscere strumenti e metodi per la gestione dei progetti:
- decision making
- comprensione ed espressione scritta ed orale
- gestione delle risorse umane e finanziarie
- ascolto attivo
- problem solving e senso critico
- negoziazione
- gestione del proprio e altrui tempo
- monitoraggio dei risultati
- apprendimento attivo
- istruzione e comprensione dell’altro
- adattabilità e versatilità
- persuasione
- buona resilienza nei periodi di stress
Tutto ciò deve essere corredato da un’ottima conoscenza dell’ambito in cui si intende portare avanti il progetto.
Secondo quanto illustrato nella Guida «Project Management Body of Knowledge», è necessario possedere le seguenti abilità:
- L’integrazione e il coordinamento di ogni fase di sviluppo del progetto;
- Tempi e schedulazione di progetto;
- Costi e piano finanziario di progetto;
- La qualità del progetto;
- Le risorse umane coinvolte, con grande capacità di Team Building, motivazione ed empowerment;
- Le comunicazioni di progetto, con capacità di organizzazione e conduzione delle riunioni di lavoro;
- I rischi legati all’attività, con conoscenza di tecniche di negoziazione e gestione strutturata dei conflitti, capacità di
- Problem Solving & Decision Making;
- Gli approvvigionamenti di progetto e i rapporti con i fornitori;
- Gli Stakeholders di progetto.
Innovation Project Manager: una marcia in più
Un Project manager che si occupa di innovazione ha una marcia in più. Non solo è competente nel campo dell’organizzazione, ma conosce a fondo anche tutte le ultime tecnologie.
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Ruoli e responsabilitÀ del project manager
Avvio
Prima di tutto è necessario valutare se il progetto è realizzabile. Vengono quindi definiti i risultati e identificati gli stakeholder coinvolti nel progetto.
Pianificazione
In questa fase avviene la gestione di tutte le attività individuate per la realizzazione del progetto. Viene fatta una stima dei costi, degli obiettivi; Viene definito un piano di gestione dei rischi.
Gli obiettivi devono essere SMART:
- specifici
- misurabili
- realistici
- raggiungibili
- basati sul tempo
Esecuzione
Questa è una fase molto importante. Il Project Manager ha il compito di assicurarsi che i membri del team facciano quanto pianificato e che tutto vada secondo i piani.
Monitoraggio e controllo
Controllo: il Project Manager analizza lo status del progetto. Praticamente egli controlla il rispetto dei tempi e del budget analizzato in precedenza attraverso degli incontri periodici con il team;
Chiusura
Nella chiusura si aggiornano i documenti e si comunica al gruppo la conclusione del progetto e i risultati ottenuti.
Spesso e volentieri si tratta di un processo ciclico dove il progetto stesso è in continua evoluzione.
Vantaggi del Project Management in azienda
La figura del Project Manager è diventata ormai centrale all’interno delle aziende, sia che si parli di aziende pubbliche o PMI, sia che si parli di aziende internazionali.
Per portare a termine progetti complessi è necessario affidarsi a professionisti in grado di padroneggiare il metodo e l’esecuzione dei processi. Flyip da anni si occupa di Project Management.
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