Vogliamo illustrarti le applicazioni Google che possono semplificare la vita della tua azienda e del suo project management.
Ti abbiamo già parlato delle 7 soft skill che un project manager deve possedere, dunque oggi vogliamo parlarti di applicazioni che possano aiutarti nel project management. In particolare, vogliamo mostrarti le applicazioni Google che corrono in aiuto del project manager, le quali fanno parte della Suite Google.
Essa offre la possibilità di gestire i membri del team a distanza, quindi adatta soprattutto ai project manager fuori sede. Inoltre la suite è compatibile con i migliori software di gestione dei progetti presenti oggi sul mercato!
Tra gli strumenti messi a disposizione dall’azienda di Mountain View troviamo, ad esempio, i documenti Google, i fogli Google, Calendar, Google Drive e Gmail.
Ti vogliamo anticipare che ogni singolo strumento è disponibile per PC, smartphone e tablet, il che ti offre un’agilità di gestione e consultazione da non sottovalutare.
Vediamo dunque nel dettaglio tutte le applicazioni fondamentali e il loro uso all’interno del project management.
Google Documenti
Detto anche Google Docs, l’applicazione è un editor testuale disponibile per PC, dispositivi mobili e tablet.
Scrivere report e documenti è un processo essenziale per monitorare e comunicare al tuo team i progressi del progetto in esecuzione, pertanto i project manager sono sempre alla ricerca di strumenti che possano migliorare l’esperienza lavorativa.
Google Documenti è uno degli editor testuali più versatili sul mercato, ed è gratuito. L’unico requisito è un account Google, che probabilmente già possiedi.
L’app è utile per la gestione dei progetti principalmente per due motivi:
- I testi sono salvati automaticamente in cloud, pertanto è difficile perdere i propri documenti;
- – Tramite autorizzazioni, puoi rendere visibile e/o modificabile il documento su cui stai lavorando. Potete addirittura scrivere contemporaneamente sullo stesso documento.
È chiaro, dunque, come Google Docs sia uno strumento molto utile per i tuoi progetti. Esso ti permette di risparmiare tempo e toglie ogni tipo di preoccupazione per quanto riguarda la catalogazione e modifica rapida dei documenti.
Google Fogli
I fogli Google, chiamati anche Google Sheets, sono l’alternativa a Microsoft Excel. Così come Documenti, i fogli possiedono il salvataggio in automatico nel cloud tramite Google Drive.
I fogli elettronici sono lo strumento principale nel project management, pertanto siamo certi che ti piacerà sapere che l’applicazione è gratuita e integrabile facilmente con i migliori software.
Google Fogli è compatibile anche con Excel, pertanto rende agile la consultazione e la modifica del progetto tramite diversi software. E tu non avrai più preoccupazioni sulla compatibilità.
Un altro dettaglio interessante, come avviene già con i Documenti Google, è la condivisione del progetto con i membri del team e anche qui la possibilità di consultarlo e/o modificarlo in tempo reale.
Google Drive
Google Drive è l’applicazione cloud di memorizzazione dei documenti che offre l’azienda. Drive ha un piano gratuito di 15 GB, ampliabile tramite diversi abbonamenti.
Il suo funzionamento è molto semplice: archivia i documenti essenziali che ricavi dal tuo project management. Inoltre puoi cartelle condivise con il tuo team, che può accedere, salvare o modificare i documenti.
Inoltre Drive ti permette di condividere i documenti con persone che non fanno parte del team, come ad esempio il titolare dell’azienda per il quale stai gestendo il progetto, rendendo così agile la consultazione e il monitoraggio dei lavori.
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Google Calendar
Il calendario è un aspetto fondamentale del management dei progetti, poiché è uno strumento essenziale per la pianificazione e la gestione del tempo.
Google Calendar possiede un’interfaccia grafica semplificata, la quale permette di svolgere il proprio lavoro coadiuvato da una componente visiva che facilita la consultazione.
Nel calendario di Google puoi inserire promemoria, segnare scadenze e assegnare compiti specifici. Inoltre, Calendar è integrata con Gmail, così da permetterti di inviare email per informare il team di integrazioni e modifiche.
Google Keep
Google Keep è uno strumento poco noto dalla maggior parte dei project manager, ma l’applicazione è davvero utile per il tuo lavoro, soprattutto quando devi tenere traccia dei progressi del progetto svolti dal tuo team.
Keep è una semplice checklist e permette di tenere traccia, in tempo reale con il tuo gruppo, delle azioni svolte nel corso del progetto.
Gmail
Gmail è lo strumento di mailing della suite Google. Il suo funzionamento è classico e semplice, ma rispetto ai competitors ha due peculiarità:
- Ha uno spazio di archiviazione di 15 GB, così non dovrai preoccuparti dello spazio della casella email
- Permette di inviare email sino a 25 MB di peso
Gmail permette inoltre di creare delle categorie, ciò ti permette di catalogare automaticamente le mail ricevute dal tuo database.
Ad esempio puoi creare una categoria che accoglie le email ricevuto dal tuo team di grafici, permettendoti una consultazione estremamente semplice e veloce di ciò che ti serve. Tanto tempo salvato, sul lungo periodo!
Google Chat e Meet
Nel project management è essenziale una comunicazione rapida e agile, sia scritta che audiovisiva. Google offre due applicazioni che ti consigliamo di usare combinate: Chat e Meet.
Chat è uno strumento di comunicazione testuale in tempo reale, il quale ti consente di scrivere ai membri del tuo team. Inoltre permette di creare diverse chat, offrendoti la possibilità di comunicare direttamente con le varie sezioni del tuo team senza distrarre le persone non interessate.
L’ultima delle applicazioni Google per il Project Management è Meet, che permette di avviare videochiamate di gruppo, essenziali per le riunioni. Integrata nell’applicazione è la Lavagna, la quale consente di prendere appunti in tempo reale e condividerli con i membri della riunione.
Project management Google: Le applicazioni sono davvero utili?
Ti abbiamo mostrato le applicazioni Google utili per il project management. La peculiarità della Gsuite è l’integrazione completa dei diversi strumenti, la condivisione in tempo reale e la versatilità che offrono.E sono gratuiti, un aspetto da non sottovalutare quando devi contenere i costi.
Se hai un’azienda, inoltre, con un piccolo investimento hai la possibilità di integrare una marea di altre funzioni come per esempio il dominio mail personalizzato, lo spazio di archiviazione e tanto altro.
La risposta è dunque sì: sono utili per il project management!
Da diversi anni siamo Partner Google e noi stessi utilizziamo i loro servizi. Se vuoi maggiori informazioni su come possiamo dare una svolta alla digitalizzazione della tua azienda contattaci!
